Il credito d’imposta formazione 4.0 rappresenta un incentivo fiscale a favore degli investimenti effettuati dalle imprese per la formazione del personale dipendente nelle materie aventi ad oggetto le c. d. “tecnologie abilitanti”, ovvero quelle rilevanti per il processo di trasformazione tecnologica e digitale delle imprese previsto dal “Piano Nazionale Impresa 4.0”.

Un aspetto fondamentale da tener presente, accanto alle disposizioni necessarie per l’applicazione del credito in esame, sono gli obblighi documentali a cui le aziende devono adempiere per affrontare i controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Il primo adempimento documentale al quale l’impresa deve ottemperare per usufruire della misura agevolativa è la “certificazione delle spese ammissibili” da parte del soggetto incaricato del controllo legale dei conti. Tale certificazione non è richiesta per le imprese con bilancio certificato, mentre per le imprese non soggette a revisione legale dei conti e prive di un collegio sindacale, quest’adempimento deve essere effettuato dal soggetto incaricato della revisione legale o da un professionista iscritto nel Registro dei revisori legali. Per queste imprese, le spese sostenute per l’attività di certificazione contabile saranno ammissibili al credito d’imposta entro il limite massimo di 5.000 euro.

Per quanto riguarda il contenuto, la certificazione deve consistere nel verificare l’effettività delle spese sostenute per le attività di formazione agevolabili e la corrispondenza alla documentazione contabile predisposta dall’impresa, quali scritture contabili e risultanze di bilancio.

In merito all’impostazione da dare alla certificazione, le disposizioni di legge non stabiliscono un contenuto minimo né uno schema predefinito; pertanto, il documento può essere redatto in forma libera ma deve contenere, in ogni caso, l’attestazione della regolarità formale della documentazione contabile e dell’effettività dei costi sostenuti; nel momento in cui il professionista rilascia la certificazione, egli assume una responsabilità sia civile che penale.

Per quanto riguarda invece le modalità di conservazione, la normativa prevede che la certificazione deve essere allegata al bilancio; alla luce anche dalla disciplina in materia di credito d’imposta R&S, questa indicazione può essere interpretata non tanto come un obbligo di allegare materialmente tale certificazione al bilancio d’esercizio, depositato presso il registro imprese della Camera di Commercio, bensì come un obbligo di conservare la certificazione contabile ed esibirla unitamente al bilancio, in caso di eventuali controlli.

Oltre all’obbligo della certificazione della documentazione contabile, le imprese beneficiarie sono tenute a conservare una relazione tecnica che illustri le modalità organizzative e i contenuti delle attività di formazione svolte. Tale relazione deve essere predisposta a cura del responsabile aziendale delle attività di formazione o dal dipendente che ha svolto l’attività in veste di docente o tutor le attività siano organizzate internamente all’impresa, la relazione deve essere predisposta; oppure a cura del soggetto formatore esterno, in caso di attività commissionata a soggetti esterni all’impresa.

Con specifico riferimento alla documentazione concernente le spese ammissibili, viene richiesto all’azienda di conservare tutta la documentazione contabile e amministrativa idonea a dimostrare l’ammissibilità delle attività di formazione svolte e la corretta quantificazione del credito spettante e, non da ultimo, i registri nominativi di svolgimento delle attività formative sottoscritti congiuntamente dal personale discente e docente o dal soggetto formatore esterno all’impresa; tali registri dovranno riportare per ciascun giorno i dati relativi al numero di ore e ai lavoratori impegnati nelle attività di formazione ammissibili che vanno indicati nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di sostenimento delle spese ammissibili e in quello dei periodi successivi fino a quando se ne conclude l’utilizzo.

Infine, il recente Piano Transizione 4.0. ha introdotto un nuovo obbligo per le imprese che si avvalgono del credito d’imposta e che consiste in una comunicazione al Mise al fine di consentire a quest’ultimo di acquisire le informazioni necessarie per valutare l’andamento, la diffusione e l’efficacia della misura agevolativa. Un successivo decreto direttoriale dettaglierà quest’adempimento nel modello, nel contenuto e nelle modalità e termini d’invio.