Nell’ambito del nuovo Patent Box, in coerenza con la previgente disciplina,  la corretta fruizione del beneficio fiscale è subordinata all’implementazione, da parte del contribuente, di un adeguato set documentale. Tale adempimento metterebbe l’azienda nelle condizioni, nel corso di accessi ed ispezioni da parte dell’Amministrazione finanziaria, di avvantaggiarsi del regime della penalty protection consistente nella disapplicazione della sanzione da dichiarazione infedele. Questa esimente sanzionatoria è concessa alle imprese alle seguenti condizioni:

• predisposizione della documentazione idonea, relativa alle attività e alle spese rilevanti sostenute, per ciascun periodo di imposta per il quale il beneficiario ha optato per la fruizione della maggiorazione;
• apposizione sulla documentazione della firma elettronica con marca temporale del legale rappresentante dell’impresa o di un suo delegato (Art. 11 del Provvedimento attuativo prot. n. 48243/2022);
• comunicazione del possesso della documentazione idonea nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta in cui si beneficia della super deduzione (Art. 9 del Provvedimento attuativo prot. n. 48243/2022);
• consegna della documentazione all’Amministrazione finanziaria entro 20 giorni dalla richiesta, nonché di informazioni supplementari o integrative entro 7 giorni dalla richiesta o entro un maggiore lasso temporale in casi di maggiore complessità.

La strutturazione del set documentale è una precondizione fondamentale per usufruire della penality protection, tuttavia non costituisce un adempimento obbligatorio a carico del contribuente, come precisato nella bozza di provvedimento. Il set documentale, descritto nell’ art.7 del Provvedimento attuativo prot. n. 48243/2022, si articola in due sezioni:

• la sezione A descrive il contesto operativo e funzionale dell’azienda, con particolare riguardo alla tipologia e alle modalità di svolgimento delle attività rilevanti ed è sostanzialmente finalizzata a fornire adeguato riscontro della qualifica di investitore del contribuente, dello svolgimento di attività rilevanti in relazione alle quali ricorre l’assunzione del rischio e della specifica riconducibilità delle predette attività rilevanti ai beni immateriali oggetto di agevolazione;
• la sezione B mira a validare, supportare e giustificare, sotto il profilo contabile e fiscale, quanto rilevato nella precedente sezione e, di conseguenza, permette di effettuare il riscontro del processo di quantificazione del beneficio.

Il Punto 8 del Provvedimento attuativo prot. n. 48243/2022 riconosce la possibilità, a favore delle PMI, specie quelle qualificabili come autonome, di predisporre un set informativo “più leggero”, modulandolo in base alle specifiche caratteristiche contabili e dimensionali dell’azienda, purché vengano fornite informazioni equipollenti a quelle indicate nel richiamato Punto 7.

Aspetto degno di nota sono le modifiche, introdotte con il Provvedimento prot. n. 52642 del 24.02.23, a valere sul Punto 11 del Provvedimento attuativo prot. n. 48243/2022, concernente un complesso di ipotesi di inidoneità della documentazione.  Le fattispecie di inefficacia della documentazione possono esser raggruppate in due tipologie:

• ipotesi di inefficacia sostanziale, disciplinata ai sensi del Punto 11.6 del provvedimento, in cui viene statuito che “la documentazione è considerata idonea in tutti i casi in cui la stessa fornisca agli organi di controllo i dati e gli elementi necessari per riscontrare la corretta determinazione della maggiorazione”; tale casistica presuppone quindi un’attività di riscontro e un conseguente giudizio formulato dagli organi di controllo;
• ipotesi di inefficacia formale, riconducibile alla mancata apposizione da parte del legale rappresentante del contribuente o da un suo delegato della firma elettronica con marca temporale da apporre entro la data di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Un’ultima modifica rilevante, introdotta con il Provvedimento prot. n. 52642 del 24.02.23, riguarda l’aggiunta al Punto 11.2 in cui viene stabilito che “La documentazione deve essere firmata dal legale rappresentante del contribuente o da un suo delegato mediante firma elettronica con marca temporale da apporre entro la data di presentazione della dichiarazione dei redditi. Per il primo periodo d’imposta di applicazione del nuovo regime patent box la firma elettronica con marca temporale può essere apposta entro 6 mesi dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi”; in sostanza, l’AdE, da un lato, ha confermato la possibilità di esercitare l’opzione tardiva della dichiarazione dei redditi, che doveva esser presentata entro il 28.02.23,  dall’altro ha concesso, limitatamente a questo primo periodo di applicazione dell’agevolazione, ulteriori sei mesi per approntare la documentazione necessaria per fruire della penalty protection ed apporvi la firma elettronica con marca temporale.