Un Tax Control Framework (TCF) è un sistema di controllo interno che ha lo scopo di garantire la corretta applicazione della normativa fiscale, prevenire il rischio di violazioni e, di conseguenza, mitigare il rischio fiscale. Non esiste una struttura unica per un TCF, in quanto il tutto deve essere adattato alla specificità ed alla complessità dell’organizzazione, tuttavia, ci sono elementi chiave e principi fondamentali che ogni TCF dovrebbe includere. A tal proposito, si segnala il Provvedimento AdE del 10.01.2025 con cui vengono pubblicate le Linee guida per la progettazione del TCF ai fini dell’ammissibilità dei contribuenti istanti al regime di adempimento collaborativo.

Gli elementi Fondamentali di un Tax Control Framework possono essere riassunti nel seguente modo:

1. Governance e Struttura Organizzativa

• • Impegno del Vertice: la direzione aziendale e gli organi di governo devono dimostrare un forte impegno nei confronti della compliance fiscale e del TCF e questo si traduce in una chiara definizione delle responsabilità, l’allocazione di risorse adeguate e la promozione di una cultura orientata alla correttezza fiscale.
  • Definizione dei Ruoli e delle Responsabilità: è essenziale predisporre un’adeguata mappatura per definire chiaramente chi è responsabile e di cosa in materia fiscale.
  • Codice Etico e di Condotta: il TCF dovrebbe essere integrato con il codice etico e di condotta dell’azienda, rafforzando i principi di integrità e trasparenza anche in ambito fiscale.

2. Identificazione e Valutazione del Rischio Fiscale

• • Mappatura dei processi fiscalmente rilevanti: è necessario identificare tutti i processi aziendali che hanno un impatto fiscale (es. acquisti, vendite, gestione del personale, investimenti, finanziamenti).
  • Identificazione dei rischi fiscali: per ogni processo mappato, è necessario identificare i potenziali rischi fiscali e questo include sia i rischi di non conformità (violazione di norme) che i rischi reputazionali e finanziari.
  • Valutazione dei Rischi: contestualmente bisogna valutare la probabilità che un rischio si verifichi e l’impatto potenziale che avrebbe sull’azienda e questo permette di prioritizzare i rischi e concentrare le risorse sui più critici.
  • Monitoraggio Continuo dei Cambiamenti Normativi: è altrettanto fondamentale implementare processi per identificare e analizzare tempestivamente le modifiche alla normativa fiscale che potrebbero impattare i rischi e i controlli esistenti.

3. Controlli Interni Fiscali

• • Definizione e Implementazione dei Controlli: bisogna implementare controlli specifici per mitigare i rischi fiscali identificati e questi possono essere di natura preventiva (es. autorizzazioni, segregazione dei compiti) o di natura rilevativa (es. riconciliazioni, revisioni periodiche).
  • Documentazione dei Controlli: tutti i controlli devono essere adeguatamente documentati, specificando l’obiettivo del controllo, la frequenza, le responsabilità e le procedure operative.

4. Monitoraggio e Revisione del TCF

• • Monitoraggio Continuo dell’Efficacia dei Controlli: verificare regolarmente che i controlli funzionino come previsto e siano efficaci nel mitigare i rischi.
  • Reporting: predisporre report periodici sull’efficacia del TCF e sui rischi fiscali residui da presentare alla direzione e agli organi di governo.
  • Revisione Indipendente: effettuare revisioni periodiche e indipendenti del TCF (es. audit interni o esterni) per valutarne l’adeguatezza e l’efficacia. Questo aiuta a identificare eventuali lacune e a promuovere il miglioramento continuo.

5. Gestione delle Violazioni e Azioni Correttive

• • Processo di Gestione delle Non Conformità: definire un processo chiaro per la gestione delle violazioni o delle non conformità fiscali una volta identificate.
  • Azioni Correttive: implementare tempestivamente azioni correttive per rimediare alle non conformità e per rafforzare i controlli al fine di prevenire il ripetersi di situazioni simili.
  • Comunicazione: mantenere un canale di comunicazione aperto con le autorità fiscali in caso di irregolarità o chiarimenti, laddove appropriato.

6. Formazione e Sensibilizzazione

• • Programmi di Formazione: implementare programmi di formazione regolari per il personale coinvolto nei processi fiscalmente rilevanti, per assicurare che abbiano le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere i propri compiti in conformità con le normative e le procedure del TCF.
  • Cultura della Compliance: promuovere una cultura aziendale in cui la compliance fiscale è vista come una responsabilità di tutti, non solo del dipartimento fiscale.

In conclusione, la strutturazione di un TCF richiede un approccio integrato e che vada oltre la mera applicazione delle normative. Si tratta di costruire un sistema robusto che diventi parte integrante della gestione aziendale e della cultura organizzativa, garantendo una gestione proattiva del rischio fiscale.